Videokonferenzsysteme

Videokonferenzsysteme schonen Resourcen und erleichtern die Arbeit

Im Arbeitsalltag ist es immer wieder notwendig, sich mit anderen Mitarbeitern oder auch Unternehmen kurzzuschließen, abzustimmen und so die weitere Vorgehensweise zu erläutern oder auch Zusammenarbeiten durchführen zu können. Es nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch, einen Ort für ein Meeting zu finden, der für alle gut erreichbar ist. Gerade bei Konferenzen, deren Teilnehmer aus verschiedenen Städten oder auch verschiedenen Ländern kommen, ist dies so gut wie unmöglich. Wird es jedoch notwendig, bei diesen Besprechungen etwas zu visualisieren, dann reicht eine gängige Telefonkonferenz nicht aus. Für ein effektiveres und fundiertes Arbeiten können dagegen Videokonferenzsysteme eingesetzt werden. Doch nicht nur bei Meetings innerhalb einzelner oder von mehreren Unternehmen sind die Systeme hilfreich. Auch für den Kontakt zum Kunden werden sie vermehrt eingesetzt.



Die Einsatzgebiete von Videokonferenzsystemen

Business Videokonferenz

Business Videokonferenz

Eine Videokonferenzschaltung kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn die Präsentation von Artikeln, Produkten oder auch Systemen notwendig wird. Immer häufiger wird die Möglichkeit der Videokonferenz aber auch für einfach Gesprächstermine genutzt, um eine persönlichere Verbindung zu dem Gegenüber zu haben. Auf diese Weise ist es auch einfacher, Mimik und Gestik zu deuten oder auch bestimmte Punkte nicht nur mit Worten sondern auch mit Gesten zu erklären, die bei einer Telefonkonferenz untergehen.

Die Vorteile von Videokonferenzsystemen

  • Werbung
  • Kosteneinsparung
  • Kommunikationsplus
  • Kundensupport
Für die Anschaffung von Videokonferenzsystemen oder die Nutzung von externen Anbietern solcher Systeme sprechen viele Vorteile. Im Vordergrund stehen die Kosten. Auch wenn die Anschaffung im ersten Moment etwas kostenintensiver ist, so macht sich das jedoch schnell bezahlt. Durch die Nutzung der Systeme entfallen Reisekosten der Mitarbeiter und auch der Zeitfaktor, der bei einer Dienstreise oft effektive Arbeitszeit kostet, kann gegengerechnet werden. Dank einer Videokonferenz ist es zudem einfacher, schnell an benötigtes Wissen zu kommen, sich kurzfristig kurzuschließen und so wichtige Arbeitszeit einzusparen.
Nicht zu unterschätzen ist die deutlich verbesserte Kommunikation im Vergleich zu einfachen Telefonanrufen oder Telefonkonferenzen. Oft lässt es sich für die Teilnehmer schneller einrichten, an einer Videokonferenz teilzunehmen. So können wichtige Entscheider gut und einfach erreicht werden. Für die Mitarbeiter und Teilnehmer solcher Konferenzen bedeuten diese nicht nur die Zeiteinsparung sondern auch eine Reduzierung der Stressfaktoren, die durch Reisen sonst hervorgerufen werden. Unternehmen, die vermehrt Videokonferenzen nutzen, tun zudem etwas für die Umwelt. Emissionen werden so vermieden und die Umwelt deutlich weniger belastet. Wer das aktiv nach außen trägt, kann auch das Image des eigenen Unternehmens deutlich verbessern.
Für die strategischen Bereiche im Unternehmen sind solche Konferenzen ebenfalls von Bedeutung. Gerade Firmen, die international arbeiten oder mehrere Zweigstellen haben, fördern so die Zusammenarbeit der Teams. Kommt es zu Problemen oder Krisen, so können diese über eine Videokonferenz deutlich schneller beseitigt werden. Immer häufiger werden Videokonferenzen im Kundenmanagement eingesetzt. Vor allem bei Unternehmen, die Hardware anbieten, kann so eine Erklärung der einzelnen Komponenten vereinfacht werden. Hat der Kunde Probleme mit einem der Produkte, wird er in eine Konferenzschaltung gebeten und kann sich das Handling so direkt zeigen lassen. Das vereinfacht das Kundenmanagement und sorgt für eine schnelle Problemklärung und zufriedenen Kunden.

Die Anschaffung der Anlage

Steht die Entscheidung und es soll ein Videokonferenzsystem angeschafft werden, sollte beim Kauf nicht der Preis im Vordergrund stehen. Eine fundierte Beratung durch einen ausgewählten Anbieter ist zu empfehlen, denn hier wird nach den Ansprüchen und Bedürfnissen gefragt.

Videokonferenzsysteme für KMU

Videokonferenzsysteme für KMU – Quelle: pcwelt.de

So kann die Telefonanlage direkt angepasst werden. Vor der Anschaffung sind mehrere Punkte zu klären. Die Videoanlage überträgt Datenmengen. Wie hoch werden diese sein? Soll es sich um ein System handeln, das auch in andere Räume verlegt werden kann oder hat es einen festen Standplatz? Nicht außer Acht zu lassen ist die Wichtigkeit der Datensicherung. Auch bei Videokonferenzen werden wichtige und firmeninterne Daten weitergegeben. Damit diese nicht von außen eingesehen werden können, ist eine Absicherung unbedingt notwendig.

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